Τέλος στο χάος του Gmail με τη βοήθεια του Gemini

Ο εύκολος τρόπος να κάνετε μαζικό καθαρισμό στα εισερχόμενα μηνύματα

Χιλιάδες αδιάβαστα μηνύματα, διαφημίσεις, ειδοποιήσεις και προσφορές μπορούν να μετατρέψουν ένα Gmail σε ψηφιακό χάος, όμως το Gemini της Google μπορεί πλέον να αναλάβει σημαντικό μέρος της δύσκολης δουλειάς. Το Gemini στο Gmail μπορεί να αναζητήσει συγκεκριμένα μηνύματα, να εντοπίσει όσα πληρούν ορισμένα κριτήρια και, στις εκδόσεις όπου υποστηρίζονται οι σχετικές λειτουργίες, να προχωρήσει ακόμη και σε μαζική αρχειοθέτηση ή διαγραφή, αφού πρώτα δώσει την τελική έγκριση ο χρήστης.

Το μέγεθος του προβλήματος φαίνεται χαρακτηριστικά από μια δοκιμή σε λογαριασμό Gmail που είχε συσσωρεύσει περισσότερα από 192.000 email. Τα 52.299 βρίσκονταν στα κύρια εισερχόμενα και άλλα 93.717 στην κατηγορία «Προσφορές». Η χειροκίνητη διαχείριση ενός τέτοιου όγκου μηνυμάτων είναι πρακτικά εξαιρετικά δύσκολη. Το Gemini, όμως, μπορεί να περιορίσει σημαντικά τον χρόνο που απαιτείται για να εντοπιστούν συγκεκριμένοι αποστολείς, επαναλαμβανόμενες ειδοποιήσεις και μηνύματα που δεν χρειάζεται πλέον να παραμένουν στα εισερχόμενα.

Πώς το Gemini στο Gmail εντοπίζει τα άχρηστα email

Μία από τις βασικές χρήσεις του Gemini είναι η αναζήτηση μηνυμάτων βάσει συγκεκριμένων κριτηρίων, χωρίς ο χρήστης να χρειάζεται να ψάχνει μόνος του μέσα σε χιλιάδες τίτλους.

Στη συγκεκριμένη δοκιμή, σύμφωνα με το CNET, ένα από τα πρώτα προβλήματα ήταν οι καθημερινές ειδοποιήσεις από το Nextdoor για περιστατικά με ζώα. Το Gemini χρησιμοποιήθηκε για τη δημιουργία μιας στοχευμένης αναζήτησης που περιλάμβανε τον αποστολέα και όρους όπως «animal abuse», «animal cruelty», «coyote», «dead animal», «lost dog» και «lost cat».

Το ερώτημα που προτάθηκε ήταν: from.com (animal abuse OR animal cruelty OR coyote OR dead animal OR “lost dog” OR “lost cat”).

Με την εισαγωγή του στη γραμμή αναζήτησης του Gmail, τα σχετικά μηνύματα μπορούσαν να συγκεντρωθούν ώστε να ελεγχθούν και να διαγραφούν μαζικά, αντί ο χρήστης να τα αναζητά ένα προς ένα. Η ίδια μέθοδος μπορεί να αξιοποιηθεί για την αναζήτηση μηνυμάτων από ηλεκτρονικά καταστήματα, υπηρεσίες, δημόσιους φορείς και άλλους επαναλαμβανόμενους αποστολείς.

Το Gemini μπορεί επίσης να αναζητήσει πληροφορίες από προηγούμενα email, διευκολύνοντας τον εντοπισμό του περιεχομένου που πραγματικά χρειάζεται ο χρήστης.

Ξεχωρίζει αποδείξεις και λογαριασμούς

Το μεγάλο πρόβλημα σε έναν μαζικό καθαρισμό του Gmail είναι ότι ανάμεσα στα άχρηστα μηνύματα μπορεί να βρίσκονται email που πρέπει να διατηρηθούν, όπως αποδείξεις, τιμολόγια, λογαριασμοί και επιβεβαιώσεις πληρωμών. Εδώ η αναζήτηση χρειάζεται μεγαλύτερη ακρίβεια.

Στη δοκιμή χρησιμοποιήθηκαν λέξεις όπως «invoice», «receipt», «payment», «statement» και «bill». Ωστόσο, ακόμη και αυτοί οι όροι μπορούν να οδηγήσουν σε άσχετα αποτελέσματα. Η λέξη «statement», για παράδειγμα, μπορεί να χρησιμοποιείται σε ένα οικονομικό έγγραφο, αλλά μπορεί να εμφανίζεται και σε μια διαφήμιση επίπλων.

Για να περιοριστούν τέτοια αποτελέσματα, το Gemini μπορεί να βοηθήσει στη δημιουργία πιο σύνθετων αναζητήσεων με όρους αποκλεισμού. Ένα από τα παραδείγματα που δημιουργήθηκαν ήταν: subject:(invoice OR receipt OR payment OR statement OR bill) -shop -sale -off -deal -furniture. Έτσι, η αναζήτηση επικεντρώνεται σε μηνύματα που ενδέχεται να αφορούν πληρωμές, αποδείξεις και λογαριασμούς, αποκλείοντας παράλληλα όρους που συνδέονται συχνά με διαφημίσεις και εμπορικές προσφορές.

Τι μπορεί πλέον να κάνει μόνο του το Gemini

Οι δυνατότητες του Gemini στο Gmail έχουν προχωρήσει πέρα από την απλή ανάγνωση ή σύνοψη ενός email.

Η Google αναφέρει ότι το Gemini μπορεί να χρησιμοποιηθεί για σύνοψη νημάτων, σύνταξη μηνυμάτων, αναζήτηση πληροφοριών σε προηγούμενα email και, όπου υποστηρίζεται η λειτουργία οργάνωσης των εισερχομένων, για μαζικές ενέργειες.

Μεταξύ άλλων, ο χρήστης μπορεί να του ζητήσει να αρχειοθετήσει ή να διαγράψει email, να εφαρμόσει υπάρχουσες ετικέτες, να χαρακτηρίσει μηνύματα ως αναγνωσμένα ή μη αναγνωσμένα και να προσθέσει ή να αφαιρέσει αστέρι.

Το κρίσιμο στοιχείο είναι ότι η τελική απόφαση δεν λαμβάνεται από το Gemini χωρίς την έγκριση του χρήστη. Πριν πραγματοποιηθεί μια τέτοια ενέργεια, εμφανίζονται τα μηνύματα ή η σχετική επιβεβαίωση, ώστε να ελεγχθούν τα κριτήρια και να δοθεί ρητή συγκατάθεση.

Μετά την επιβεβαίωση μιας ενέργειας υπάρχει περιθώριο 60 δευτερολέπτων για αναίρεση. Εάν πρόκειται για διαγραφή και το χρονικό αυτό διάστημα περάσει, τα μηνύματα μπορούν ακόμη να ανακτηθούν χειροκίνητα από τον Κάδο πριν διαγραφούν οριστικά έπειτα από 30 ημέρες.

Οι περιορισμοί που πρέπει να γνωρίζετε

Η λειτουργία δεν είναι απεριόριστη ούτε διαθέσιμη με τον ίδιο τρόπο σε κάθε λογαριασμό Gmail.

Το Gemini μπορεί να χρησιμοποιήσει υπάρχουσες ετικέτες, αλλά δεν μπορεί μέσω της συγκεκριμένης λειτουργίας να δημιουργήσει νέες. Επίσης, εάν περισσότερα από 10.000 νήματα email αντιστοιχούν στα κριτήρια που έχει θέσει ο χρήστης, το αίτημα μαζικής ενέργειας δεν υποβάλλεται σε επεξεργασία. Δεν μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για να χαρακτηρίσει μαζικά email ως ανεπιθύμητα.

Η πρόσβαση στις λειτουργίες του Gemini στο Gmail εξαρτάται από τον τύπο του λογαριασμού, το πρόγραμμα Google Workspace ή Google AI και τη διαθεσιμότητα των επιμέρους δυνατοτήτων.

Για κάποιον, πάντως, που έχει αφήσει τα εισερχόμενά του να γεμίσουν με δεκάδες χιλιάδες μηνύματα, η σημαντικότερη αλλαγή είναι ότι δεν χρειάζεται πλέον να ξεκινήσει τον καθαρισμό ψάχνοντας ένα προς ένα τα email.

Το Gemini μπορεί να αναλάβει το δύσκολο κομμάτι του εντοπισμού και της ομαδοποίησής τους και, όταν η αντίστοιχη δυνατότητα είναι ενεργοποιημένη, να εκτελέσει τις μαζικές ενέργειες. Ο χρήστης εξακολουθεί να κρατά το σημαντικότερο: την τελική απόφαση για το τι θα εξαφανιστεί από τα εισερχόμενά του.

Πηγή: ieidiseis.gr